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Como se comunicar melhor

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Uma das competências mais importantes dentro e fora do mercado de trabalho é a Comunicação. É com base nela que outros pilares de crescimento são desenvolvidos, como a reputação e o networking. Com a contribuição de Rafael Souto, CEO da Produtive, a matéria de capa da nova edição da Você S/A fala sobre o desempenho desta competência nos momentos de crise, como a que estamos vivendo, e nos demais momentos da carreira. Veja parte da reportagem para saber como se comunicar de forma mais assertiva.

Problemas de comunicação geram prejuízos milionários para as companhias e aumentam o estresse dos profissionais. Aprenda a dominar essa competência que se torna ainda mais importante em crises como a atual.

“O momento é difícil. Talvez precisemos fazer uma reestruturação no time”. A frase, dita por um líder de uma empresa de tecnologia, tinha o objetivo de informar a equipe sobre as medidas que a companhia tomaria para enfrentar a pandemia de Coronavírus, que se intensificou no último mês em todo o país. O gestor em questão tentou ser transparente, mas sua fala sem detalhamento soou precipitada e se transformou em pânico no time. Resultado: baixa produtividade, fofocas sobre demissões e reduções de salários e boataria sobre fechamento de unidades. Cada um entendeu — e repassou — a mensagem de um jeito. Tudo se tornou um telefone sem fio, no qual a informação inicial é distorcida ao pular de pessoa em pessoa.

Problemas de comunicação como esses são graves e se tornam altamente preocupantes nas crises, quando os discursos precisam de mais clareza, efetividade e rapidez. Uma comunicação malfeita — no caos ou na bonança — gera perdas milionárias às companhias e acaba com a produtividade. Um estudo feito nos Estados Unidos e no Reino Unido pela Holmes, consultoria de relações públicas americana, descobriu que as empresas perdem, em média, 62,4 milhões de dólares ao ano devido a falas mal interpretadas, que levam os funcionários a cometer erros e falhar nas decisões. “É por meio da comunicação que qualquer ideia, filosofia ou situação é transmitida aos profissionais. E, sem a devida clareza e cuidado, tudo pode ruir”, afirma Diogo Arrais, professor de língua portuguesa, consultor e criador do canal de YouTube Mesma Língua.

Importante para todos os cargos, a competência deve ser trabalhada ao longo da trajetória, pois é com base nela que alguns dos pilares mais importantes para crescer (como sua reputação e rede de contatos) são desenvolvidos. “A comunicação deve ser clara e positiva, sem ameaças que possam gerar desconforto e baixa produtividade”, diz Rafael Souto, presidente da Produtive, consultoria de planejamento e transição de carreira. Segundo ele, é essencial olhá-la estrategicamente e cultivá-la em todos os momentos, não apenas nas crises.

DISCURSO AFINADO
Dicas para se sair bem em diferentes meios – de reuniões a mensagens

E-mails

A escrita correta e fluida é essencial na hora de elaborar um e-mail. Para isso, é importante ter bom domínio da gramática, além de atentar a repetições, conhecendo bem sinônimos e antônimos. Também é necessário ter habilidade com conjunções (que servem para ligar elementos dentro de uma frase) e preposições (que estabelecem relação entre dois ou mais termos da oração). Mas lembre-se: esse meio é usado para a comunicação rápida. Evite textos muito longos e, caso haja necessidade de se aprofundar, aposte no anexo ou marque uma reunião.

Reuniões de equipe

O ponto central aqui é o cuidado com o tempo. Fuja da prolixidade. Para isso, é essencial contar com um roteiro que contenha a hora de começar e a de acabar, além de conteúdo e objetivo. Quem lidera o encontro precisa ter em mente, também, que o discurso deve ser direcionado ao grupo, e não apenas a uma pessoa. A postura é outro elemento importante, pois é o que transmite segurança. Fale sempre com objetividade e evite piadas fora de hora.

Mensagens

Não é por se tratar de um meio mais informal e rápido de se comunicar que você pode se descuidar da gramática. Antes de apertar o “enter”, reveja o que escreveu. É importante, ainda, não cobrar presença com frases como “cadê você?”. Isso gera ansiedade desnecessária. Evite áudios muito longos, pois podem ser inconvenientes, e respeite o horário de trabalho. Também preste atenção na fotografia e na frase do perfil.

Processos de Feedback

Quem conduz a reunião deve ter uma postura empática. Prefira começar pelos pontos positivos para, depois, entrar no que deve ser melhorado. E sempre que possível dê exemplos práticos. Quem recebe o feedback precisa deixar o ego de lado e demonstrar interesse pelo que está sendo dito. O segredo é saber ouvir e não ficar na defensiva, dando desculpas impulsivas para os pontos negativos. Ouça, anote as questões e esteja aberto a melhorar.

Fontes: Diogo Arrais, professor de língua portuguesa, consultor de empresas e criador do canal Mesma Língua no Youtube, e Osório Antonio Cândido da Silva, especialista em comunicação verbal e professor na BSP – Business School e na FIA-FEA-USP.

 

Fui desligado, como comunicar e ter apoio da família neste momento?

Profissionais quando desligados de empresas passam por um momento de desconforto e insegurança a ponto de não saberem como comunicar à família sobre o ocorrido. Esse drama é muito comum e há casos em que a pessoa continua com a mesma rotina, saindo para “trabalhar”, como um meio de postergar a situação. Por isso, no Produtive Carreira LAB de hoje, a Consultora Sênior de Carreira, Deisy Razzolini, explica como fazer para que essa comunicação diminua impactos e a pessoa tenha o apoio da família neste momento delicado. Dê o play para conferir!

QUEM NÃO SE COMUNICA SE COMPLICA

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A consultora de carreira sênior da Produtive, Marcia Oliveira, fala sobre a importância do diálogo para as empresas não sofrerem turn over e perderem talentos à Revista Espírito Santo.

Controle sobre fluxo de informações permite à empresa conhecer melhor o colaborador e evita a “Rádio-Corredor”

Todo funcionário de uma empresa tem uma visão sobre o lugar onde trabalha e sobre as pessoas com quem convive durante o expediente. Boa parte dessa noção se deve ao que a organização transmite para o colaborador a respeito dos processos internos de trabalho. A garantia de uma boa imagem entre os empregados vai depender de como as lideranças encaram os processos de comunicação interna. O gestor que leva isso a sério tem a garantia de contar com uma equipe que fala a mesma língua.

Para se ter uma ideia, a consultora Etienne Totola mensura que em torno de 60% dos problemas que surgem em uma empresa estão relacionados a falhas em processos de troca de informações. “Uma comunicação malfeita vai gerar conflitos porque as pessoas não conseguem se compreender. Consequentemente, isso vai gerar custo alto de trabalho e redução da produtividade”, afirmou.

Para a especialista, a motivação dos contratados fica prejudicada quando eles não sabem o rumo que devem tomar e o que esperar da organização. Inclusive essa incerteza é uma das principais causas de pedidos de demissão por parte dos trabalhadores.

A Produtive Carreira e Conexões com o Mercado fez uma pesquisa sobre as principais razões que motivam o colaborador a abandonar uma organização. A ausência de clareza de perspectivas e o desalinhamento entre a proposta feita pela empresa e a atividade real do dia a dia representam 43% das causas de evasão. Os dados são de 2013.

A solução para o problema está em uma comunicação interna eficiente. Essa é a opinião da consultora de carreira sênior da Produtive, Márcia Oliveira. Ela considera essa situação como um ponto nega­tivo e acredita que o diálogo sobre carreira dentro da empresa pode ser a solução para manter bons profissionais. “A empresa pode até ter perspectiva de desenvolvimento de carreira para o colaborador, mas acaba não comunicando isso bem. Então, pode perder um talento para o assédio do mercado de trabalho e ficar desfalcada no planejamento de pessoal”, avalia Márcia.

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO

O setor da comunicação interna é responsável por afinar os valores e propósitos da empresa com os seus colaboradores.

Essa parte da comunicação tem a função de compartilhar infor­mações essenciais para a evolução do negócio. Promove também iniciativas para melhorar a qualidade de vida durante o expediente. É essa área que deve alinhar o desempenho de toda a organização com a função de cada um dos empregados.

O professor universitário e consultor José Antônio Martinuzzo defende que o setor de comunicação é fundamental para estruturar e manter o crescimento de uma companhia. “Montada uma orga­nização, é somente a comunicação contínua e eficaz que a fará se manter e avançar, publicizando e promovendo diálogos em torno dos processos e desafios de se alcançar o objetivo comum organiza­cional”, aponta.

O acompanhamento frequente das trocas de informação também é relevante para garantir o valor de marca da empresa. A consultora Márcia Oliveira assinala a comunicação como estratégica para que os processos e decisões entre áreas da organização sejam fluidos e mantenham o foco no negócio. Os investimentos nessa área facilitam que a missão, a visão e os valores do empreendimento sejam compar­tilhados por todos os colaboradores. “A comunicação interna viabiliza o planejamento de pessoal, para a organização, e o protagonismo de carreira, pelo funcionário”, avalia ela.

OS DESAFIOS

Uma comunicação interna inexistente ou ineficiente pode acar­retar uma série de transtornos para o ambiente organizacional: falta de cooperação, ambiente de trabalho ruim, problemas de relaciona­mento entre funcionários, dúvidas nos processos. Conversas paralelas tomam tempo e semeiam a discórdia. Os colaboradores acabam se afastando do seu objetivo, e isso pode acarretar a insatisfação geral com o trabalho. Esses são apenas alguns dos exemplos.

Fica difícil controlar os fluxos de informação sobre o que acon­tece na empresa. “Ocorre o que é popularmente conhecido como peão ou rádio-corredor. É um transitar intenso de notícias quase sempre bastante equivocadas”, alerta a consultora Etienne Totola. Segundo ela, esses desafios devem ser superados porque, juntos, podem gerar a falta de comprometimento. “Isso vira uma bola de neve”.

Uma das maneiras de consolidar as estratégias internas é durante os treinamentos que a empresa realiza. Neles, é possível destacar a importância de um processo de comunicação eficiente. “As pessoas filtram o que ouvem e a própria relação estabele­cida entre elas próprias pode gerar barreiras nessa comunicação”, ressalta Totola. A consultora destaca que a comunicação vai muito além daquilo que é verbalizado.

“A comunicação também envolve a forma de comportamento, as atitudes, o tom da voz e a capacidade de ouvir. Geralmente, as pessoas pensam a comunicação somente no falar, mas isso envolve também o ouvir, o compreender o que o outro está querendo dizer”, exemplifica. Uma das dificuldades enfrentadas é a da aceitação do ponto de vista alheio.

Muito além da língua, até mesmo o corpo pode expressar emoções que não fazem bem ao ambiente de trabalho. A consul­tora aponta, por exemplo, os traços de impaciência e rejeição nítidos na postura corporal. Ela também destaca o mau costume de interromper um colega ou superior no processo de expressão. “Muitas vezes, o outro está começando a falar e a gente já responde, dizendo que sabe o que é e do que se trata”, complementa.

RESULTADOS DO INVESTIMENTO

Quando a empresa investe em canais de comunicação e traça uma estratégia bem definida, os resultados positivos logo tendem a aparecer. Os valores e propósitos devem estar alinhados com os colaboradores, e isso é função dessa atividade. A comunicação interna precisa alinhar o desempenho de toda a organização com a função de cada um dos colaboradores. Os frutos de uma política bem estruturada vão desde a melhoria nos fluxos de informação até o aumento na produtividade.

REDUÇÃO DE RUÍDOS Uma comunicação eficiente também traz diminuição de conflitos, melhoria nos resultados, mais engajamento, sinergia entre os setores, além de processos claros e eficientes.

GESTÃO DA IMAGEM É preciso que todos falem a mesma língua. O investimento em marketing deve focar a construção de uma visão positiva interna e externamente. Isso evita que a insatisfação do público-alvo da empresa.

ENGRENAGEM PRODUTIVA Os trabalhadores devem produzir conhecendo a importância deles para a empresa. Isso fica mais fácil quando sabem exatamente o que espera que façam. A motivação deve ser trabalhada para aumentar a produtividade.

FERRAMENTAS DA COMUNICAÇÃO INTERNA

Uma comunicação interna eficiente depende da avaliação de uma série de fatores. Entre eles, o tamanho do negócio, o ramo econômico, os objetivos da empresa e as dificuldades que ela enfrenta. Somente assim é possível selecionar as formas mais adequadas de fazer a integração do público-alvo, formado pelos próprios colegas de trabalho.

Em uma visão geral, os responsáveis pela área precisam avaliar quais os meios mais interessantes a serem utilizados pela organização com o objetivo de fazer um trabalho eficiente de comunicação. Entre os principais recursos, destacamos os veículos internos e as formas de comunicação operacional.

JORNAL, NEWSLETTER E BOLETIM Devem contar as principais informações sobre a organização, além de trazer notícias sobre o setor de atuação, curiosidades e utilidades. Revistas e folhetos são outros exemplos de informativos. Há empresas que, além desses, possuem sua própria TV interna ou um sistema de rádio empresarial.

INTRANET, E-MAIL E QUADRO DE AVISOS Muito utilizados para divulgar informativos e comunicados da empresa. Rede interna corporativa (intranet) e quadro de avisos divulgam folgas, feriados, horários diferenciados, aniversários e datas comemorativas. Deve-se evitar o excesso de mensagens, principalmente nos e-mails.

INTEGRAÇÃO Todo colaborador que chega a uma empresa deve passar pelo ritual de boas-vindas. Uma forma de integrá-lo é por meio de um manual com as regras e o funcionamento da companhia. Além disso, a comunicação interna pode organizar ações para os funcionários se conhecerem melhor.